Personal

Personalmanagement

Das Personalverwaltungssystem im FairOrg enthält alle für die Messe relevanten Daten Ihrer auf der Veranstaltung tätigen Mitarbeiter. Dazu gehören u.a. Handynummern, Abteilungszugehörigkeiten, Fach- und Sprachkompetenzen sowie Verfügbarkeitszeiten. Im Vorfeld der Messe werden diese Daten mitarbeiterindividuell erfasst und auch für nachfolgende Veranstaltungen im System vorgehalten:

Import vorhandener Datensätze im Vorfeld der Messe in das System
Generierung individueller Zugangsdaten und Berechtigungen für unterschiedliche Benutzergruppen unter Berücksichtigung ihrer Funktionen mit Option zur individuellen Pflege der personenbezogenen Informationen
Vor-Ort-Registrierung bisher nicht erfasster Mitarbeiter
Automatischer Versand der Zugangsdaten an die entsprechenden Anwender per E-Mail
Aktualisierung, Datenpflege und -abgleich mit Online Verwaltung
Komfortabler Datenexport

Diese Personalstammdaten werden für den Badgedruck, die Anwendung des Informationscountermoduls, die An- und Abwesenheitserfassung sowie die Unterkunfts- und Reiseverwaltung Ihrer Mitarbeiter bereit gestellt. Die einfache Verarbeitung dieser Informationen im FairOrg versetzt Sie in die Lage, den individuellen Anforderungen Ihrer Besucher schnell und richtig entgegenkommen zu können.

Badgedruck

Namensschilder haben den Zweck, Ihre Mitarbeiter gegenüber Besuchern als Unternehmensvertreter zu kennzeichnen. Durch Versehen der Badges mit Barcodes oder RFID-Technologie können diese in Kombination mit einem entsprechenden Lesegerät zur eindeutigen Identifizierung und Autorisierung des Standpersonals im System eingesetzt werden. Um die Badges rechtzeitig zur Verfügung stellen zu können, werden diese in der Regel nach der Aufnahme der Stammdaten Ihrer Mitarbeiter im FairOrg im Vorfeld der Veranstaltung gedruckt. Die Bereitstellung eines entsprechenden Badgedruckers vor Ort ermöglicht die flexible Berücksichtigung von Nachzüglern.

Informationscounter

Der Informationscounter spielt eine wesentliche Rolle auf dem Messestand: Er dient als erste Anlaufstelle für eintreffende Besuchern und Mitarbeiter. Gleichzeitig wird er häufig als Treffpunkt vor Kundengesprächen und anderen Terminen genutzt. Dementsprechend kann der Informationscounter mit einem zentralen Sammelbecken verglichen werden, an dem eine Vielzahl an Personen in kurzen Zeitintervallen Anfragen zu den unterschiedlichsten Themengebieten formuliert.

Unser speziell für dieses Szenario entwickeltes Modul bietet Ihnen unter Berücksichtigung aller im FairOrg hinterlegten Daten folgende Mehrwerte:

Kompetente und schnelle Beantwortung von Besucher- und Mitarbeiterfragen in kürzester Zeit mit Hilfe einer integrierten Stichwortsuche hinsichtlich Kompetenzen, Verfügbarkeiten und Namen ihrer Mitarbeiter
Direkte Kontaktaufnahme zu gewünschten Mitarbeitern per Mausklick: Anrufen von Telefonnummern („Click-to-Call“ mit angebundener VoIP-Telefonanlage), SMS-Versand (mobile Services) und Hinterlegen von Nachrichten im System

An- und Abwesenheitserfassung

Um Ihren Kunden und Interessenten unmittelbar den richtigen Ansprechpartner zur Seite stellen zu können, ist es von enormer Bedeutung zu wissen, ob der entsprechende Mitarbeiter gegenwärtig auf dem Messestand anwesend ist.

Wir bieten Ihnen unterschiedliche Varianten, Informationen über entsprechende Verfügbarkeiten im Personalverwaltungsmodul zu erfassen:

Aufstellen von Terminals, an denen sich Ihre Mitarbeiter mit ihren Badges selber vom Stand an- und abmelden und genaue Informationen zu ihren Abwesenheitszeiten angeben können
An- und Abmeldung beim Personal am Informationscounter mit Hilfe von entsprechenden Badgelesegeräten

Unterkunfts- und Reiseverwaltung

Im Rahmen einer erfolgreichen Messevorbereitung ist es ebenfalls notwendig, die Unterbringung Ihrer Mitarbeiter in entsprechende Unterkünfte sowie eine individuelle Reiseplanung zu berücksichtigen.
Das Modul für die Unterkunfts- und Reiseverwaltung bietet eine effiziente Unterstützung bei allen hierfür erforderlichen Planungsschritten.

Einfaches Einpflegen von Kontingenten hinsichtlich Hotelzimmer, privater Unterkünfte und Reisemöglichkeiten mit personengebundener Zuordnung
Überwachung von Über- und Unterbuchungen, Fristen, Verfallzeitpunkten und Zahlungsarten
Erfassung individueller Mitarbeiterbedürfnisse (gleiche Unterkünfte wie im Vorjahr, Reisen per Zug oder Flugzeug…)
Personengebundene Zuordnung von Unterkunftskontingenten
Integrierte Fakturierung (via Kreditkarte, Rechnung, Bankeinzug…)
Selbstbuchung oder Kontingentverwaltung in Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern (Hotels, Agenturen, Reisebüros…)
Individuelle Reiseplanung mit Informationsübersichten hinsichtlich Ort, Zeit und anderen Modalitäten
Transferplanung/Shuttleservice: Optimale Tourenplanung unter Berücksichtigung von Ankunfts- oder Abfahrtszeiten
Automatisierter Bestätigungsprozess per E-Mail