Teilnehmer

Teilnehmermanagement

Im Mittelpunkt Ihres Events stehen die Teilnehmer. Sie stellen im Sinne von Bindungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter den eigentlichen Grund für das Ausrichten Ihrer Veranstaltung dar.

Die Berücksichtigung der Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer beginnt nicht erst am Tag der Veranstaltung selbst. Vielmehr ist bereits die Teilnehmerverwaltung ein Prozess, der sich intensiv an den Teilnehmeransprüchen orientieren muss. Die Herausforderung besteht darin, die damit verbundene Vielzahl an Informationen so einfach wie möglich verwalten und gleichzeitig eine hohe Servicequalität gewährleisten zu können.

FairOrg ist ein intelligentes und benutzerfreundliches System zur Lösung dieses Zielkonflikts. Seine Module decken alle relevanten Kommunikationsbereiche und Aufgabenstellungen Ihrer Veranstaltung ab.

Dies wird insbesondere über die Features Einladungsmanagement, Teilnehmerregistrierung, Informationscounter, Programmverwaltung sowie Unterkunfts- und Reisemanagementsichergestellt.

 

Datenadministration leicht gemacht.

Mit FairOrg können Sie problemlos die Daten Ihrer Teilnehmer (Mitarbeiter und Personal mit wichtigen Funktionen auf der Veranstaltung, geladene Gäste) verwalten. Dazu gehören u.a. Handynummern, Abteilungszugehörigkeiten, Fach- und Sprachkompetenzen, Verfügbarkeitszeiten sowie Reise- und Unterkunftsbuchungen.  Im Vorfeld der Veranstaltung werden diese Daten personenindividuell erfasst und auch für nachfolgende Events im System vorgehalten:

  • Import entsprechender Datensätze im Vorfeld des Events in das System (z.B. Excel Import…) sowie ihre Bereitstellung für nachfolgende Veranstaltungen und die Nutzung in anderen Systemmodulen
  • Generierung individueller Zugangsdaten und Berechtigungen für unterschiedliche Benutzergruppen unter Berücksichtigung ihrer Funktionen mit Option zur individuellen Pflege der personenbezogenen Informationen
  • Automatischer E-Mail-Versand der Zugangsdaten
  • Aktualisierung, Datenpflege- und abgleich, Online-Verwaltung
  • Komfortabler Datenexport

 

Einladungsmanagement

  • Adressenverwaltung und –aufbereitung, Datenabgleich (Import von Excellisten…)
  • Versand von mehrstufigen Einladungsmailings an unterschiedliche Teilnehmergruppen (Terminblocker mit Veranstaltungslink, E-Mail- und Newsletter-Marketing, personalisierte Einladungen…)
  • Lettershop: Konzeption, Personalisierung, Konfektionierung und Versandservice per Brief oder Fax

 

Teilnehmerregistrierung

  • Rückläufermanagement (Zusagen, Absagen und Umbuchungen)
  • Online Registrierung und Verwaltung
  • Versand individueller Bestätigungsmails mit veranstaltungsspezifischen Informationen
  • Ausdruck von Teilnehmerbadges mit RFID- oder Barcodetechnologie
  • Vor Ort Akkreditierung sowie An- und Abwesenheitserfassung, Zutrittskontrolle
  • Elektronische Verwaltung der Garderobennummern für einen reibungslosen und komfortablen Garderobenservice
  • Aktualisierung der Teilnehmerdaten, Nachdruck von Namensschildern
  • Online Pflege und Verwaltung der Teilnehmer- und Anwesenheitslisten mit einfachem Datenexport (Excel, ASCII, PDF)
  • Komfortable Übersicht aller personenbezogenen Informationen im Informationscountermodul

 

Informationscounter

Der Informationscounter spielt eine wesentliche Rolle auf Ihrem Event: Er dient als erste Anlaufstelle für eintreffende Teilnehmer. Gleichzeitig wird er häufig als Treffpunkt vor Kundengesprächen und anderen Terminen genutzt. Dementsprechend kann der Informationscounter mit einem zentralen Sammelbecken verglichen werden, an dem eine Vielzahl an Personen in kurzen Zeitintervallen Anfragen zu den unterschiedlichsten Themengebieten formuliert.

Unser speziell für dieses Szenario entwickeltes Modul bietet Ihnen unter Berücksichtigung aller im FairOrg hinterlegten Daten folgende Mehrwerte:

  • Kompetente und schnelle Beantwortung von Teilnehmerfragen hinsichtlich Unterkunft- und Reisebuchungen, Kompetenzen, Terminen, Anwesenheit und Verfügbarkeiten (Mitarbeiter, Personal, geladene Gäste) mit Hilfe einer integrierten Stichwortsuche
  • Direkte Kontaktaufnahme zum gewünschten Personal per Mausklick: Anrufen von Telefonnummern („Click-to-Call“ mit angebundener VoIP -Telefonanlage), SMS-Versand (mobile Services) und Hinterlegen von Nachrichten im System

 

Programmverwaltung

Die Veranstaltungsagenda beinhaltet in der Regel mehrere aufeinanderfolgende und zum Teil parallel ablaufende Programmpunkte. Vortragsreihen, Diskussionsrunden, Teilnehmerworkshops, Schulungen, gesetzte Essen oder Ausflüge sind nur einige Beispiele.

Das Modul zur Programmverwaltung ermöglicht es Ihnen, die Kapazitäten einzelner Programmpunkte problemlos zu verwalten und Teilnehmern entsprechende Kontingente zuzuordnen. Dies steigert die Organisationsqualität Ihres Events und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Grundlage hierfür ist die effiziente Methode des Einlesens von Teilnehmerbadges anhand von RFID- oder Barcodetechnologie.

  • Teilnehmerregistrierung und Abgleich der Teilnehmerzahlen mit vorhandenen Kapazitäten (Sitzplätze, Tische…)
  • An – und Abwesenheitserfassung zur Auskunftsfähigkeit, ob wichtige Teilnehmer (Ehrengäste, Führungspersönlichkeiten, wichtige Kunden…) bereits Teil der Audienz sind (beispielsweise als Bedingung für einen Vortragsbeginn….)
  • Verwaltung von Sitzplatzreservierungen und Tischplänen (Rahmenprogramm, Zusatzveranstaltungen…)
  • Teilnahmenachweis einzelner Personen an bestimmten Programmpunkten (z.B. an zertifizierten Workshops  oder Sessions inkl. Sammeln von Fortbildungspunkten…) mit automatisiertem Bestätigungsprozess per E-Mail
  • Messen der Teilnehmerzahlen je Programmpunkt
  • Komfortable Übersicht aller Informationen im Informationscountermodul

 

Unterkunfts- und Reiseverwaltung

Eine professionelle und umfassende Eventorganisation muss die Bedürfnisse der Veranstaltungsteilnehmer hinsichtlich ihrer An- und Abreise sowie Unterbringung in entsprechende Unterkünfte vor Ort berücksichtigen.

Mit FairOrg können Sie die damit verbundenen administrativen Abläufe einfach, schnell und sicher steuern. Gleichzeitig steigert sich durch die unkomplizierte Kommunikation der Ergebnisse die Servicequalität gegenüber Ihren Teilnehmern.

FairOrg umfasst dabei folgende Funktionalitäten:

  • Einfaches Einpflegen von Kontingenten hinsichtlich Hotelzimmer, privater Unterkünfte und Reisemöglichkeiten mit personengebundener Zuordnung
  • Verwaltung: Überwachung von Über- und Unterbuchungen, Fristen, Verfallzeitpunkten und Zahlungsarten
  • Berücksichtigung individueller Teilnehmerpräferenzen (gleiche Unterkünfte wie im Vorjahr, Reisen per Zug oder Flugzeug…)
  • Selbstbuchung  oder Kontingentverwaltung im Rahmen der Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern (Reisebüros, Hotels, Agenturen…)
  • Individuelle Reiseplanung mit Informationsübersichten hinsichtlich Ort, Zeit und anderen Modalitäten
  • Transferplanung/Shuttleservice: Optimale Tourenplanung unter Berücksichtigung von Ankunfts- oder Abfahrtszeiten
  • Automatisierter Bestätigungsprozess per E-Mail