Terminmanagement Ihres zuständigen Personals

Der Eventalltag ist geprägt von einer Vielzahl an Terminen, denen Ihre Mitarbeiter als verantwortliches Personal auf Ihrer Veranstaltung nachgehen müssen. Kundengespräche, Pressetermine sowie interne Besprechungen von aktuellen Entwicklungen und Problemen stellen nur einen Auszug aus den vielen Gründen für das Aufsetzen von Meetings auf Veranstaltungen dar.

Damit Überschneidungen oder gar das Versäumen von Terminen vermieden werden können, bedarf es einer effizienten Terminkoordination vor Ort. Außerdem muss das Personal am Informationscounter jederzeit in der Lage sein, Auskünfte über anstehende Termine und entsprechende Gesprächspartner geben zu können.

Ebenfalls zu beachten ist der Bedarf an für die Termine notwendigen Besprechungsräumen, der in der Regel aufgrund der Gegebenheiten eines Events nur schwer zu decken ist.

Das Terminmanagement System im FairOrg ist ein verlässliches und umfassendes Koordinationsinstrument Ihrer Meetings. Dabei können Sie alle relevanten Daten vor und während der Veranstaltung eintragen und jederzeit bearbeiten.

• Einfache Verwaltung aller relevanten Gesprächslokalitäten hinsichtlich der Zuordnung von Belegungszeiten, Identifizierungsmerkmalen (Raumnamen, Tischnummern…), Kapazitäten, technischen Ausstattungen (Beamer, Laserpointer, Flipcharts…), Gesprächsthemen, Gesprächsteilnehmern und Gastgeber im Vorfeld und während des Events
• Einladung Ihrer Mitarbeiter als Gesprächsteilnehmer im System mit automatischer Kommunikation zugewiesener Termine per E-Mail oder wahlweise via SMS (mobile Services)
• Schnelles Finden der Ihren Terminanforderungskriterien entsprechenden Räume über eine integrierte Suchfunktion
• Vermeidung von Terminüberschneidungen anhand automatischer Überprüfung, ob Gesprächsteilnehmer bereits anderen Terminen zugeordnet sind
• Schnelles Erkennen anhand von Tages- und Gesamtübersichten, welche Räume zu welchen Zeiten durch welche Meetings und mit welchen Teilnehmern belegt sind
• Problemlose und gezielte Überprüfung durch die Anbindung an das Informationscountermodul, ob und wann sich bestimmte Personen in einem Termin befinden